Pour les commerçants établis en France, l'extrait KBIS constitue la preuve de l'existence et de la conformité de leurs entreprises. Cependant, son utilité dépasse cette seule fonction. Les partenaires des sociétés comme les banques, les clients ou les fournisseurs demandent fréquemment ce justificatif. Comprendre les informations qu'il contient et son rôle dans la vie d'une société est donc essentiel. Un expert-comptable peut accompagner les dirigeants à optimiser l'utilisation de ce document afin de faciliter leurs démarches administratives et le développement de leurs activités commerciales.
L'extrait KBIS est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce, mais vous pouvez aussi en faire la demande sur kbis-en-ligne.com. Il atteste de l'immatriculation d'une société commerciale au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), certifiant ainsi son existence légale. Souvent appelé la "carte d'identité de l'entreprise", ce justificatif contient diverses informations clés qui doivent être tenues à jour.
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Ce document indique le numéro SIREN unique attribué par l'INSEE lors de l'enregistrement au RCS. Il permet aussi de connaître d’autres informations sur l’entreprise, comme :
Le capital social initial et sa répartition, la durée de vie prévisionnelle de l'entreprise, ainsi que le code APE correspondant à l'activité principale exercée sont autant d'éléments référencés. L'extrait KBIS indique l'identité complète des dirigeants mandataires sociaux avec leurs pouvoirs respectifs. Toutes ces informations, maintenues à jour par l'entreprise, restent accessibles au public.
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Ce document apporte la preuve formelle de l'existence juridique de l'entreprise et de sa capacité à mener des activités commerciales. Cet aspect rassure les partenaires dans leurs échanges quotidiens. Il est également couramment demandé lors de l'ouverture d'un compte bancaire professionnel, afin de distinguer clairement les flux de l'entreprise. De plus, ce justificatif s'avère indispensable pour solliciter des financements auprès d'organismes bancaires ou d'investisseurs. Il permet aussi de participer aux appels d'offres publics, nouant des relations durables avec les collectivités. Les clients et les fournisseurs attendent fréquemment la présentation d'un extrait KBIS récent lors de la conclusion de contrats.
L'obtention d'un extrait KBIS s'effectue de manière simplifiée et dématérialisée. Il convient de formuler une demande en ligne sur le site Internet du greffe du tribunal de commerce. Quelques informations d'identification comme le numéro SIREN permettront d'initier le processus. Parmi les modes de réception proposés, le demandeur optera soit pour un retrait physique sur place, soit pour une réception postale ou électronique par courriel.
Dans tous les cas, le paiement du justificatif s'effectue en ligne par carte bancaire de manière sécurisée. Le coût d'un extrait KBIS reste abordable. Cette démarche rapide et dématérialisée offre davantage de réactivité aux sociétés commerciales pour l'utilisation de ce document indispensable.
La durée de validité d'un extrait KBIS n'est pas définie par la loi. Toutefois, il est d'usage pour les administrations et partenaires commerciaux de considérer qu'un KBIS est valide pour une période de 3 mois maximum. Les informations qu'il contient, telles que l'adresse de l'entreprise ou la qualité de ses dirigeants, sont susceptibles d'évoluer rapidement. Il est donc recommandé aux sociétés de fournir un KBIS très récent, de préférence datant de moins d'un mois. Cela garantit l'exactitude des données transmises à leurs interlocuteurs.